Activ’3D

Lorsque l’on conduit le changement, que ce soit dans le domaine marketing et commercial ou de façon générale lorsque on touche à l’organisation d’une entreprise, il est essentiel de disposer d’outils pour conduire ce changement. La supervision active en est un qui vous permet, très simplement de revoir et d’optimiser sa façon de gérer et superviser ses équipes. Des bonnes habitudes que vous garderez ensuite au quotidien !

Le changement ça fait peur ! (… mais c’est normal…)

Je vais commencer par une Lapalissade : tout projet de changement dans l’entreprise fait peur. Qu’il s’agisse de revoir l’organisation de l’équipe commerciale, de fusionner deux équipes de production ou encore de créer un service Clients ou de se lancer sur un nouveau marché, rares sont les collaborateurs et les cadres qui sautent de joie…

Pourtant, le changement est inhérent à la vie de l’entreprise. Aujourd’hui, pratiquement toutes les entreprises ont une caractéristique commune : dans un environnement économique et politique sans cesse en mouvement, elles ont besoin de s’inscrire dans un schéma de changement permanent. Il faut bien se rendre à l’évidence, les nouveaux marchés, les nouvelles technologies, le contexte politique, les concurrents, l’économie et ses variations, les clients et même les ressources humaines se chargent de vous rappeler chaque jour qu’évoluer est indispensable…

Il est important de maitriser la vitesse et la direction que va prendre ce changement (est-ce une évolution, une révolution ou une transformation que je vise?) mais aussi d’anticiper les risques de résistance au changement. La perspective de changements organisationnels fait naître un nombre de questions et problèmes pour les individus : cela s’appelle la résistance au changement et vous n’y couperez pas… Si le changement apparaît comme résultant en une PERTE (statut, prestige, pouvoir,…), alors l ’individu a tendance à résister. Si, au contraire, le changement est perçu comme un GAIN, la personne a tendance à l’accepter et à l’accompagner.

Qu’est-ce que la supervision active ?

Pour aider vos collaborateurs à monter dans le bateau du changement (et éviter d’avoir en récupérer à la rame dans quelques semaines), vous pouvez utiliser plusieurs outils dont la supervision active qui est relativement simple à mettre en place et présente un fort retour sur investissement.

Ne rêvez pas, ce n’est pas un pouvoir merveilleux d’un super héros, c’est tout simplement un principe qui s’inscrit dans une système plus global de gestion opérationnelle et qui permet au manager de prévoir, planifier, suivre les réalisations en cours et mieux piloter son activité.

Cela se traduit par plusieurs outils, simples à déployer et d’une efficacité redoutable, dont plus particulièrement pour les équipes marketing, commerciales et de direction :

• Le tour de terrain : faire le tour de son service ou de l’entreprise (pour le dirigeant) est un point essentiel de la supervision. Cela permet, très rapidement, de se rendre compte de ce qui fonctionne (ou pas), de la présence des collaborateurs (ou pas), du bon état de fonctionnement du matériel (ou pas), etc. Il dure entre 10 et 15 minutes et peut devenir un moment agréable et décontracté, voire informel, qui permet de voir l’ensemble de l’équipe.
• Le point 5 Minutes : une fois par jour, prévoyez de faire un point avec votre équipes et/ou vos managers afin de connaître les points marquants de la journée passée et de celle à venir. Cette réunion a lieu tous les jours, debout de préférence et ne doit pas excéder 5 à 8 minutes. Cette petite réunion qui deviendra un rituel vous évitera nombre de mails inutiles et de mésententes…
• La réunion opérationnelle (intra service, inter service, de direction, etc.) : ce n’est pas parce que l’on se voit toute la journée que la réunion hebdomadaire ne doit pas avoir lieu. Relativement courte (maximum 30 minutes), préparée par tous, elle est un très bon outil pour transmettre de l’information mais aussi et surtout en recueillir. Le compte rendu n’est pas optionnel, il est même obligatoire… tout comme l’ordre du jour…

Cette réunion n’est pas un moment pour résoudre les problèmes ni une réunion de formation, encore moins une réunion de travail. Au contraire, c’est  une réunion brève qui permet de formaliser des problèmes et des solutions associées et qui a un objectif : identifier les axes de progression et les problèmes et mettre en place des plans d’action.

D’autres outils font aussi partie de la panoplie de la supervision active comme les briefings, les passages de consignes ou encore l’affichage, l’intranet, etc..

Le risque : devenir SuperActif  … l’abus de réunion est dangereux pour la santé…

Dans supervision active il y a « super » et  « active ». Prenez garde de ne pas devenir un « superactif » de la supervision…Trop de supervision tue la supervision. De nombreux outils existent pour réussir une supervision active mais vous n’êtes pas obligé de les utiliser tous ! Adaptez ses outils en fonction de votre activité, vos équipes et votre entreprise et n’attrapez pas la « réunionite aigüe » cette maladie qui frappe des entreprises en bonne santé et qui leur fait perdre du temps (et de l’argent) au lieu d’en gagner.

Les réunions, les tours de terrain et les points rapides vous seront extrêmement utiles à condition de ne pas en abuser…

Le principal intérêt d’un journal d’entreprise ou d’une newsletter est de permettre à l’entreprise de garder un contact récurrent avec ses clients et de leur transmettre, sous une forme originale des informations commerciales importantes. A condition que newsletter ne rime pas avec galère ! Cet outil, s’il est bien utilisé et appréhendé par l’entreprise, peut se révéler une redoutable arme commerciale et marketing ! Alors pourquoi s’en priver ?

De la difficulté de mettre en œuvre les newsletters et autres journaux d’information (sans parler des articles de blogs…)

Pour mettre au point et tirer pleinement parti d’une génération de contenu régulière au travers d’une newsletter, il est indispensable de parvenir à éviter les difficultés inhérentes à ce type de communication à savoir :

• Maintenir une périodicité qui permette de fidéliser ses clients sans condamner vos équipes à être perpétuellement en comité de rédaction (tous les mois c’est trop, tous les ans c’est peut être pas assez J!)
• Définir une ligne éditoriale qui soit basée sur du contenu de qualité – à visée commerciale d’accord mais du vrai contenu – et non sur une simple promotion de vos produits. Lister les dernières nouveautés de votre produit ou la promo du mois transforme vite votre newsletter en email (ou courrier) puremet commercial. En résumé, dans votre newsletter, vous devez aborder des sujets – centrés autour de vos problématiques métier – qui intéressent vos clients, qui les éclairent sur leur marché, qui leur apporte une vraie valeur ajoutée : astuces, dossier, interview, retour d’expérience, chiffres clés du secteur, etc…
• Limiter l’aspect chronophage de la newsletter en privilégiant la réutilisation (textes de blogs, tribunes d’expert, textes ud site web, etc.) et, si cela est possible, en confiant la rédaction des textes à une plume à la fois capable d’écrire des textes de qualité et de tenir compte de vos impératifs et objectifs marketing. Cela s’appelle un rédacteur marketing, un spécialiste de la génération de contenu, un copywriter… appelez le comme vous voulez : ni publicitaire, ni journaliste, il a développé une méthodologie de travail efficace, rédige des textes à visée marketing et génère du contenu métier en phase avec les attentes de vos clients.

Mettre en place une méthodologie qui privilégie la réutilisabilité et l’efficacité

Une newsletter ne nécessite pas systématiquement de réinventer la poudre. Vous disposez déjà de tout le matériel nécessaire pour alimenter vos journaux d’information à condition de générer régulièrement du contenu métier pertinent :

• Retours d’expériences clients
• Tribune d’experts
• Plaquettes produits
• Actualités et promotions
• Articles de blog

Tous ces éléments sont des sources non négligeables de contenu exploitable sous diverses formes et réutilisable aisément sur vos blogs, pages des réseaux sociaux et autres outils du web !

Organisation des interviews, gestion du contenu éditorial, respect de délais, relance pour la validation, suivi des graphistes, relecture… La méthodologie reste un élément majeur de la réussite de ce type de projet car nous le savons : ces outils sont souvent très chronophages et surtout… c’est un peu comme le sport. On n’a jamais le temps d’en faire sauf quand on met son cours de Pilates ou de Piloxing dans son agenda + alarme dans le smartphone. Pour les newsletters même combat !

L’envoi de newsletters et de journaux d’information fait partie intégrante de la stratégie de génération de contenu. Mais attention, pas à n’importe quel prix. Rappelez-vous que :

• Les newsletters doivent être pour vous le moyen de développer l’image de l’entreprise, pas de perdre votre temps et celui de vos équipes…
• Le plus important, ce n’est pas la newsletter en elle-même… c’est ce qu’il y a dedans… la qualité du contenu participe pleinement au succès de votre newsletter
• Écrire une newsletter nécessite une bonne dose de méthodologie et de rigueur, un zeste d’autorité et une bonne plume. Si vous n’avez pas les ingrédients en interne, faites cuisiner la recette à l’extérieur !

…quand on est une commune de moins de 5000 habitants et qu’on ne peut pas se payer une grande agence parisienne ?

(des conseils qui fonctionnent aussi pour une PME qui édite un journal d’information….)

Élément indispensable, voire stratégique, de la communication des communes, le bulletin municipal n’en reste pas moins la bête noire des élus et des agents territoriaux en charge du projet. En particulier dans les petites structures. Qui écrit les articles, qui va gérer l’imprimeur, qui donne le BAT, en un mot comment procéder pour faire cesser la « sacro sainte » galère de la réalisation du bulletin municipal ? Cet article m’a été inspiré par l’un de mes clients, Directeur Général de Services d’une commune de 4000 habitants qui, à chaque fois que je le relançais au sujet du bulletin municipal, commençait par me dire : « Ah c’est vous ? Pffff… ». Non pas que nous ne travaillions pas en harmonie, au contraire. Simplement, ce sujet était source de tracasseries pour lui plutôt que de plaisir. Et pourtant… Il y a pire que de réaliser le journal d’une commune. On y rencontre des gens merveilleux, on redécouvre les coins qu’on ne connaissait plus, on réinvente l’histoire et on se rappelle pourquoi il y fait bon vivre… Voici donc quelques règles de base pour réussir (ou pas) son bulletin municipal…

Règle n°1 : ne pas confondre le bulletin municipal avec un outil de propagande

Au concours de « ma trombine partout », célèbre rubrique du Canard Enchainé, nombre de maires gagnent. J’ai ainsi pu lire un bulletin municipal rassemblant 28 photos du maire sur 24 pages… Le bulletin municipal n’est pas la lettre du maire et s’il est de bon ton qu’il signe l’édito, il ne s’exprimera pas sur des sujets polémiques, réservant son avis politique pour d’autres supports.

Règle n°2 : définir un objectif, une périodicité, un style, bref une stratégie éditoriale !

Un bulletin municipal, comme toute publication d’entreprise, a vocation à informer une cible spécifique, à savoir, dans notre cas : la population. Mais pour cela, il faut définir une ligne éditoriale et une stratégie associée : fait-on de la publicité ou non, fait-on parler les élus ou pas, quelles seront les rubriques que les habitants auront plaisir à lire, quelles informations je peux transmettre ? avant d’écrire il faut réfléchir…

Règle n° 3 : s’organiser pour respecter la périodicité

Un bulletin municipal, on en publie combien par an? Il n’y a pas de règle évidemment mais le plus important reste encore et toujours de respecter les délais (c’est le moment où le Directeur Général des Services pense sans le dire : « si on prend du retard, on en fera que 3 au lieu de 4 et ça en fera toujours un de moins sur mon budget de cette année… »). Pour cela, il est indispensable de disposer d’un chef de projet interne et d’un prestataire externe dont le rôle sera justement de pousser tous les intervenants à être dans les délais.

Règle n°4 : ne pas confondre un beau bulletin avec un bulletin qui sera lu…

« Il est pas très moderne le bulletin moi j’ai vu celui de chez mon beau frère, il est plus branché… ». Peut-être… Mais le plus important est de penser aux lecteurs. Le journal doit surtout être facile à lire et adapté à tous les âges (en vieillissant on a besoin de lire des caractères plus gros…) et doit disposer d’une présentation soignée sans céder aux sirènes de l’agence de communication qui privilégiera le look au contenu. Car avoir un beau bulletin ne suffit pas à fidéliser vos lecteurs. Pour que le bulletin joue son rôle, il doit être lu. Et mieux encore … Il doit être attendu ! La vraie mesure du succès de votre bulletin, c’est quand vos concitoyens réclament le bulletin municipal et quand ils trouvent aussi bien des informations sur les prochains travaux que sur l’histoire de leur ville.

Règle n°5 : produire du contenu intéressant (ou pas) et éviter la question fatale : « Bon alors on met quoi dans ce bulletin? On n’a rien à dire ? ».

Vous partagez votre vie avec 4000 personnes et il ne se passe rien dans votre commune ? Tout est intéressant à publier à condition de se rappeler quel objectif on place dans le bulletin… N’oubliez pas que vos concitoyens ne sont pas seulement intéressés par la date de la prochaine fête patronale et que surtout, le bulletin est un excellent support pour faire de la pédagogie… Actualités, vie culturelle, vie économique, journal des associations, dossiers spéciaux (PU, Métropole, rythmes scolaires, etc.), mais aussi anecdotes, interviews de personnalités ou de partenaires de la commune trouveront aisément leur place dans votre bulletin… Pensez également à varier la forme rédactionnelle de vos articles tout en conservant les rubriques : interviews, quizz rigolos, articles de fond sont autant de façon de communiquer de façon plus intuitive et sympathique.

Règle n°6 : désigner un comité de rédaction et un comité de relecture

Confier la rédaction et la mise en page à des professionnels de la communication c’est important mais cela ne fait pas tout. Il est important de créer un comité de rédaction et un comité de relecture pour éviter le fameux : « Allo, c’est M. Le Maire à l’appareil, on peut bloquer le BAT ? Parce que là on n’est pas d’accord sur un article… » Évidemment, ce genre de chose arrive un vendredi soir, sinon ce n’est pas drôle mais cela est souvent la conséquence d’une mauvaise organisation dans la relecture et la définition de la ligne éditoriale. Le comité de rédaction et de relecture est là pour garantir une certaine cohérence et une ligne éditoriale à respecter. Car la confiance n’exclut pas le contrôle!

Règle n°7 : impliquer les élus

Cela vous semble une règle de base? Elle est rarement respectée pour la simple et bonne raison que les élus sont bénévoles (ou presque) et qu’ils n’ont pas toujours le temps ni l’expérience pour participer au bulletin municipal. Il est indispensable de ne pas attendre que le bulletin soit finalisé pour qu’ils donnent leur avis. En revanche, les attendre peut aussi avoir des conséquences sur les délais de production. Informez les principaux tiers concernés de la date de publication et du rétro planning, vous gagnerez du temps. Se pose alors la question de savoir si les élus doivent rédiger des articles. Pas forcément mais, en revanche, il est important qu’ils puissent signer des articles, même s’ils ont été aidés dans la rédaction par une « plume »…

Règle n°8 : éviter de confier la rédaction de l’édito au maire…

« Et l’Édito ? On met quoi dans l’Édito?? » Jamais fini, jamais réfléchi, toujours rédigé au moment de donner le BAT et surtout… rarement inspiré Monsieur le Maire quand il s’agit de rédiger son édito. Arrêtez de le confier au maire… sauf s’il a un don particulier comme rédacteur. Il est préférable de réaliser une interview du maire qui servira ensuite de base à un rédacteur pour finaliser l’édito.

Règle n° 9 : ne pas oublier que la relecture est tout sauf facultative !

Voici en vrac quelques phrases que l’on n’aime pas entendre quand on rédige comme moi des bulletins et des lettres d’informations : « Ah mais ca va pas du tout ce que vous avez écrit là… le maire est d’accord ? Pis c’est parti à l’impression ? On laisse comme ça alors ?». La relecture est un élément indispensable aussi bien pour le fond (informations erronées) que pour la forme (fautes d’orthographes). Il est donc important de s’assurer que le prestataire dispose bien d’un secrétariat de rédaction qui se chargera de faire plusieurs relectures en complément de celles effectuées par les élus et autres responsables dont ce n’est pas forcément le métier.

Le 5 avril 2014, AJEM Consultants fête des 10 ans !

1000 mercis à nos clients, nos partenaires et à tous ceux qui ont cru en nous !

Avec une dédicace spéciale à Isabelle Thomasset, Marie-Line Cancel et Denis Mouchon, qui furent les premiers clients à croire en notre projet !

10 ans de bonheur et d’aventures que nous comptons bien renouveler !

Découvrez la dernière tribune publiée sur le site Le Cercle les Echos, qui traite de ‘importance pour les dirigeants d’utiliser leur image pour porter celle de leur entreprise.

Cliquez sur l’image pour accéder à la tribune.

En France, on aime à citer en exemple nos amis québécois pour la pugnacité dont ils font preuve pour défendre la langue de leurs ancêtres sans savoir que chez nous aussi, des obligations existent. Au-delà de ces considérations législatives, localiser le contenu marketing et l’adapter au pays cible, loin d’être une contrainte, se révèle une véritable opportunité pour se démarquer de ses concurrents et développer la proximité avec ses clients.

Il est de tradition, lorsque l’on parle de sauvegarde de la langue française, de valoriser les actions de nos cousins québécois, eux qui ont su imposer, dans les entreprises, des comités de francisation. Peu de Français savent que notre législation en la matière est plus contraignante et plus répressive qu’au Québec. En effet, la loi nº 94-665 du 4 août 1994 relative à l’emploi de la langue française, dite loi Toubon, contraint, en particulier, les entreprises à fournir à leurs salariés toutes informations relatives à l’exercice de leur travail en langue française et à réaliser de nombreuses documentations en français. Général Electric, en 2006, a été condamnée à 500.000 euros d’amende pour non respect de la dite loi.

Cette vidéo, réalisée en 2008 par des québécois qui souhaitaient défendre leur patrimoine culturel, parle d’elle-même sur l’incompréhension qui peut naitre quand on ne parle pas la même langue ou le même langage. (Pour les impatients, vous pouvez aller directement à la minute 3:45).

Transformer une contrainte en véritable atout concurrentiel

Au delà de la conformité règlementaire, localiser le contenu marketing en fonction du pays où l’on souhaite vendre ses produits et services est un véritable atout concurrentiel, et peut-être plus en France, où, bien que la plupart des dirigeants parlent l’anglais, la langue française a toujours leur préférence. Nous sommes tous égaux : nous comprenons mieux notre langue maternelle que celles apprises à l’école… Ne cédons pas à la tentation du « tout anglais » même si, à l’heure des sites communautaires – et de la mondialisation – cela apparait sur le court terme comme un bon choix.

Penser global, agir local : notre langue de travail n’est pas forcément celle de vos clients

Localiser un contenu marketing ne consiste pas à traduire mot à mot un texte rédigé par sa direction marketing. C’est adapter son marketing et sa communication au pays que l’on cible, en y intégrant des données du marché local (habitudes de consommation, concurrents…) ainsi que les éléments culturels et économiques. Cela consiste à rédiger dans la langue cible et à aller parfois jusqu’à changer un nom de produit (une chaine de restaurant qui se nomme Gastro aura du mal à trouver des clients en France) ou réécrire un e-mailing. Localiser, c’est aussi générer son propre contenu marketing (newsletter, cas clients, livre blanc…), qui pourra avoir une réelle valeur ajoutée pour la « corporate » comme on dit.

Quelques idées reçues à oublier rapidement en matière de localisation

• Rédiger son site web et ses documents marketing en anglais sous prétexte que « tout le monde parle anglais » et que « c’est plus facile de maintenir une seule version du contenu » : ce syndrome touche aussi bien les filiales de groupes étrangers que – et c’est le comble ! –  des entreprises françaises disposant d’offres à fort contenu technologique. Rappelons à ces dernières que si leurs futurs clients se trouvent partout dans le monde, certains sont français ainsi que les investisseurs et les journalistes… De plus, le français est une langue parlée en Afrique du Nord et de l’Ouest, marchés à très fort potentiel en ces temps de contexte économique difficile, ainsi qu’en Amérique du Nord. S’implanter en France sans version française de son contenu marketing est préjudiciable en termes d’image et en termes de stratégie marketing; surtout si le pays d’origine de l’entreprise est l’objet de tous les fantasmes : le copieur chinois, le plombier polonais, le centre d’appel sénégalais…
• Confondre langue et culture, tradition et pays : si français, ivoiriens, algériens et québécois parlent tous la même langue, ils n’ont ni la même culture ni la même histoire. Ainsi, les québécois sont, avant tout, des Nord-Américains qui parlent français avec leur propre vocabulaire : ils envoient des courriels, chauffent une voiture et vont souper. Attention également à ne pas faire d’amalgame simpliste sous prétexte que la culture de certains pays semble identique vue de France. Ce n’est pas parce que vous mangerez du couscous en Algérie ,au Maroc et en Tunisie que vous goûterez le même plat. Et la différence ne se situe pas uniquement dans les ingrédients: ces pays avec des histoires différentes et des problématiques politiques, économiques et technologique très variées. A travers le Maghreb, vous pourrez voir accès à Internet dans une oasis alors qu’il sera impossible en ville de réserver un billet d’avion avec une CB internationale.  Vous-même, aimeriez vous que l’on vous confonde avec un espagnol ou un italien si vous êtes français ?
• Penser que parler une langue suffit à bien l’écrire et confondre traduction avec localisation : vous avez sûrement un cousin qui a faits des études aux USA ou si vous n’en avez pas, vous connaissez un traducteur qui fera l’affaire pour localiser vos documents. Bien parler une langue ou traduire des documents techniques ne signifie pas que l’on sait rédiger des documents marketing : tous mes clients parlent français et pourtant je rédige leurs plaquettes ou leurs témoignages clients… Oubliez les traductions au mot et « Reverso » et faites appel à des professionnels de la rédaction marketing, que les américains appellent des copywriters.
• Fournir des communiqués de presse en anglais à la presse française et vice-versa : non seulement les communiqués de presse français ne se rédigent pas de la même façon que les « press releases » anglo-saxonnes mais, en outre, la pénurie de journalistes dans les rédactions françaises n’est pas propice à la lecture de documents rédigés en langue étrangère.

Localiser son contenu marketing mais aussi son approche commerciale est une des conditions de la réussite d’un développement à l’international, que l’on soit une entreprise française qui cherche à se développer hors de ses frontières ou une entreprise étrangère qui désire s’implanter en France.

Il est de bon ton de dire qu’internet a tué le petit commerce.

Quand on a dit ça, on a tout dit ?

Pas vraiment car l’expérience de nombreux e-commerçants, anciens petits commerçants de centre ville, tendrait à prouver clairement le contraire. L’un de mes clients, entreprise de services numériques dédiés au e-commerce, a construit sa réussite et sa réputation en proposant à des commerçants de devenir des e-commerçants.

Nombre d’entre eux se félicitent encore d’avoir écouté attentivement les conseils de Yannick Maingot, fondateur de Web et Solutions. Résultat, une croissance de leur CA et de leur marge qui leur a permis de garder et développer leur commerce de proximité.
Cet état de fait a été souligné dans un reportage dans le JT de 20 heures de France 2 que je vous invite à regarder attentivement :

En ces temps où l’on prône le multicanal dans la communication et le marketing, il serait bon de penser à élargir sa pensée en appliquant le principe du multicanal à la vente et au développement commercial.

Outre la boutique, une entreprise peut vendre via un réseau de revendeurs, des commerciaux (mobiles ou sédentaires), un call center mais aussi et surtout via le web.

Ce canal ouvre les portes d’un marché régional, national voire international aux commerçants qui souhaitent aller sur ce canal de vente qui propose de multiples moyens de vendre mieux et surtout plus : site e-commerce classique, social commerce, places de marché, comparateurs de prix… Il ne reste que l’embarras du choix.
Depuis quelques années, le web n’est plus cette jungle redoutée où seuls les techniciens et les geeks pouvaient tirer leur épingle du jeu et donc tirer parti de la puissance d’Internet.

Des experts du e-commerce ont maintenant pignon sur rue pour proposer leurs savoir-faire aux commerçants visionnaires et un peu ambitieux qui veulent tenter l’aventure.
Pour en savoir plus, je vous invite à lire le blog de Web et solutions et en particulier cet article récent.
cliquez ici pour accéder au blog Web et Solutions

Voici un lien vers la tribune d’expert publiée sur le site des Echos par Stéphanie Michel Amato. vous constaterez que cette tribune a attiré de nombreux lecteurs, qui ont eux-même tweeté ou partagé l’article, participant ainsi à la diffusion et au renforcement de la notoriété d’Ajem Consultants.

Ce type d’action de communication et de génération de contenu est aussi accessible à l’ensemble des entreprises qui souhaitent renforcer leur notoriété. si cela vous intéresse, commencez par lire l’article puis contactez nous au 06 86 36 53 08.

Accéder à l’article des Echos

La gestion des commerciaux… tout un programme pour nombre de dirigeants de PME PMI qui attendent souvent beaucoup de leurs équipes commerciales mais oublient qu’il faut donner un peu aussi. Et surtout de son temps. Réunions commerciales… je vous HAISme !

« Au secours j’ai réunion commerciale »

Quand j’étais jeune chef de produit, participer à la réunion commerciale était pour moi une épreuve terrible (et terrifiante) qui se finissait souvent en pugilat verbal de bas niveau (« pas besoin d’avoir fait une école de commerce pour dire des c…….s pareilles » je vous laisse apprécier). Jusqu’au jour où, devenue directrice marketing, j’ai partagé avec la directrice commerciale de merveilleux moments à travailler ensemble pour préparer et animer à ces réunions. Tout simplement parce que nous avons enfin su mettre en pratique  la théorie.

Le manager commercial : un manager (pas tout à fait) comme les autres

La direction d’équipes commerciales a pour particularité de nécessiter d’affecter 70% de son temps à superviser ses équipes. Un travail indispensable pour l’atteinte des résultats et des objectifs et un véritable outil de management et de pilotage, au même titre que l’alimentation en temps et en heure du CRM ou que le compte-rendu de rendez-vous.

Le principe de la supervision active est de fournir aux managers des outils pour optimiser leur rôle de superviseur afin de favoriser la communication, le partage d’expérience et de gagner en réactivité. Parmi ces outils, on compte les sacro-saintes réunions hebdomadaires, particulièrement adaptées au management d’équipes commerciales. Car elles permettent d’assurer un contrôle sur le travail des équipes, d’aider les commerciaux à gérer leurs priorités, d’avoir du « feedback » et de développer les performances commerciales. Encore faut-il les organiser et s’y tenir…

Règle n°1 : La réunion commerciale  n ‘est pas négociable

Mais alors comment s’y prendre ? Tout d’abord en mettant en place des réunions fixes et donc régulières, au bureau ou par visioconférence pour les équipes commerciales réparties sur un large territoire. Ensuite… en s’y tenant ! Facile à dire, moins facile à faire dans les petites structures où le directeur commercial se confond souvent avec le dirigeant. Cela nécessite de la discipline de la part de tous.

Pour cela un ordre du jour est indispensable dont le directeur commercial est à l’initiative et qui peut être complété par ses équipes au travers d’un outil partagé (un simple tableur accessible sur le serveur fera l’affaire). Il doit être idéalement soumis par le directeur commercial aux commerciaux, complété puis finalisé et adressé par mail à l’avance (vendredi pour une réunion le lundi par exemple) et le reporting des équipes doit également être adressé au manager avant la réunion.

Cette réunion est aussi l’occasion de fournir des informations en provenance des autres services. Ainsi les annonces marketing et techniques, seront faites, dans la mesure du possible, par un représentant de ces services, en deuxième partie de réunion, afin de développer le lien et la communication entre les services. Et surtout ces interventions auront été validées et préparées avec le directeur commercial…

Règle n°2 : En nous réunissant, nous gagnons tous du temps

« Mais que va-t-on se dire pendant cette réunion ? moi j’ai du travail… » Nous l’avons tous entendu une fois, « se réunir n’est pas travailler ! » FAUX 1000 fois FAUX. Se réunir de façon intelligente et en respectant les règles de conduite d’une réunion, c’est travailler mieux et plus efficacement et disposer d’un outil de supervision et d’anticipation unique.

Première étape: on fait le point sur la semaine écoulée avec des indicateurs pertinents et à jour, que chaque participant a transmis à son manager. Il ne s’agit pas de faire un rapport d’activité détaillé de chaque commercial (la réunion idéale durant entre 30 et 45 minutes, le détail de l’activité est réservé aux entretiens individuels avec le directeur commercial), ni de transformer la réunion en tribunal mais bien de faire une synthèse de l’activité de chacun en S-1 et des points forts de la semaine : signatures de contrats, contacts entrants intéressants, résolution de problème, etc.

Règle n°3 : Je ne sors pas de réunion sans plan d’action

Il s’agit aussi d’identifier les problèmes et d’y trouver des solutions. Ainsi, les problématiques soulevées feront toutes l’objet d’une attention particulière de la part du manager et seront consignées dans un plan d’action avec une solution prévue ou à prévoir. Ce plan d’action servira de base à la réunion suivante afin d’assurer un suivi. Par exemple, si un commercial pose une question technique, le plan d’action permettra de définir qui collecte et transmet l’information et quand. Autre exemple : une erreur s’est glissée dans les tarifs, le plan d’action prévoira que le service marketing corrige l’erreur et y indiquera une date butoir.
La réunion est aussi l’occasion de valider les actions à venir, le planning de l’équipe, les rendez-vous importants et de se projeter sur la semaine à venir.

En fin de mois,  cet exercice sera également effectué sur le mois passé et le mois à venir.

Règle n°4 : Je fais de ce tour de table un moment incontournable et agréable

Cette réunion est un moment important pour les équipes et leur manager. Et pas seulement pour effectuer un contrôle ou valider la compréhension d’une action commerciale. Le manger doit avoir pour objectif de faire de cette réunion un rendez-vous incontournable, utile pour tous. Pour le directeur commercial comme pour ses équipes. Cette réunion est l’occasion unique de (re)créer ce lien souvent difficile à avoir au sein d’une équipe parfois répartie sur tout le territoire.  Un lien indispensable pour la réussite de chacun.

Les outils d’aide à la vente – plaquettes, site web, témoignages clients, diaporama , vidéo – sont indispensables pour permettre aux équipes commerciales de soutenir leur discours. Mais tout comme on ne tond pas une pelouse avec un râteau, on n’utilise pas les mêmes outils pour prospecter, fidéliser ses clients ou développer sa notoriété.

Rien ne sert de courir…il faut penser à point

Créer ses outils d’aide à la vente est une étape essentielle – voire essentielle – de la stratégie marketing, mais elle n’est pas le fruit du hasard ou de la mode. Elle nécessite un vrai travail de réflexion et suppose que l’on ait au préalable:

• défini et formalisé un positionnement et un discours société intégrant des notions comme le métier, la vision et la mission de l’entreprise,
• finalisé sa gamme de produits et de services et positionné l’ensemble (les célèbres 4P ou marketing mix qui nécessitent de définir le produit, le prix, le public et la promotion attachés),
• identifié les cibles et les marchés ainsi que le circuit de distribution (réseau direct ou indirect, vente aux particuliers – BtoC, ou vente aux professionnels – BtoB, etc.),
• rédigé un plan d‘action commercial et marketing avec des objectifs précis et atteignables – les fameux objectifs SMART-,
• organisé son équipe commerciale (sédentaire, mobile, téléprospecteur, équipe comptoir, etc.),
• et décrit un tunnel de vente avec chaque étape de la vente de vos produits ou services, de la première prise de contact à la signature du contrat de vente.

L’analyse peut alors commencer sur le contenu et la forme de vos outils d’aide à la vente.

Dans Outils d’aide à la vente, il y a outils…

Vos outils d’aide à la vente ont avant tout un rôle à jouer pour vous aider à signer de contrats et assurer votre développement commercial. Ce n’est pas leur nombre qui en fera le succès mais bien la pertinence des choix effectués dans le fond et la forme de vos outils. En fonction de chaque objectif, de chaque cible et de chaque étape du tunnel de vente, il s’agit de choisir l’outil le plus efficace et qui aura le meilleur retour sur investissement. Ainsi, on privilégiera plutôt :

• une plaquette « société » dans le cadre d’un développement commercial à destination, des grands coptes ou des institutionnels avec avant tout une mise en avant de la mission et de la vision de l’entreprise,
• un site web avec un contenu métier riche pour développer le référencement sur Internet,
• une page facebook si on souhaite développer la notion de communauté et avoir une relation client interactive, qui permet de canaliser la communication de vos clients au sujet de votre entreprise ou de vos produits au sein d’un même espace,
• une présentation courte d’une dizaine de diapositives au format PDF pour envoyer à des professionnels en pièce jointe à une confirmation de RDV,
• un diaporama plus complet pour une présentation orale en soutien aux équipes commerciales lors de leurs RDV,
• des témoignages utilisateurs ou retours d’expérience pour valoriser le savoir-faire de l’entreprise ou présenter un domaine d’expertise sur un secteur d’activité donné,
• des mini-reportages vidéo sur site pour présenter une réalisation concrète chez un de vos clients et éventuellement l’exploiter en présentation orale (conférences, rencontres produits, etc.),
• etc.

De la « maintenance » et de la réutilisation de vos outils d’aide à la vente…

Une fois vos outils créés, encore faut-il s’assurer de leur utilisation par les équipes commerciales et marketing et veiller à ce que les remontées terrain soient faites de façon régulière pour éviter un décalage entre le discours écrit et oral, ou encore, une forme d’improductivité liée au temps passé par les commerciaux à réécrire les outils d’aide à la vente.

Pensez aussi à la réutilisation de vos outils et de leur contenu afin de limiter les temps de création et de mise à jour. Privilégiez ainsi les outils modulaires – une plaquette présentant la philosophie d’une gamme de produits pourra être complétée par des fiches produits indépendantes – et évolutifs – on pourra choisir le format « diapositives » afin de tester un discours avant de créer une plaquette plus complète.

Un vieux proverbe chinois dit qu’ « une méthode fixe n’est pas une méthode ». Cela signifie que vos outils d’aide à la vente doivent aussi évoluer en fonction de votre discours, de votre stratégie et de votre retour d’expérience. Un élément souvent sous-estimé par les directions générales et marketing qui ont parfois tendance à créer pléthore de documents impossibles à mettre à jour de façon simple. Ainsi, pour les entreprises qui travaillent sur des secteurs d’activité spécifiques et très différents, il est souvent plus simple de créer une plaquette généraliste que l’on complètera avec des retours d’expérience par secteur d’activité qui permettront aux prospects de se projeter plus facilement. Et au responsable marketing de limiter le nombre d’outils d’aide à la vente et de faciliter leur mise à jour.

Chez Activ’3D, nous proposons un accompagnement sur les outils d’aide à la vente allant de l’audit à la recommandation et au plan d’action en passant par la création des outils mais aussi « l’implémentation » auprès des équipes commerciales. N’hésitez pas à nous contacter même pour un simple audit.